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Premiers pas avec WorkySafe
Tout ce qu’il faut savoir pour démarrer : ouverture de l’espace, configuration de l’organisation, invitation des collaborateurs et communication auprès des équipes.
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Démarrer
L’essai gratuit donne un accès complet aux fonctionnalités pendant 14 jours : questionnaires, tableaux de bord, alertes et rapports. Aucun engagement n’est demandé.
- Rendez-vous sur le site WorkySafe et cliquez sur Commencer votre essai gratuit, ou demandez une démonstration si vous préférez être accompagné dès le départ.
- Renseignez votre nom, votre email professionnel et votre organisation.
- Un membre de l’équipe WorkySafe vous contacte pour ouvrir votre espace et vous transmettre vos accès administrateur.
- Connectez-vous et suivez les étapes de configuration décrites dans les articles suivants.
Conseil : profitez de l’essai pour lancer un premier questionnaire sur une ou deux équipes pilotes. Vous mesurerez ainsi l’adhésion de vos collaborateurs avant de déployer plus largement.
Un déploiement WorkySafe se déroule généralement en cinq étapes :
- Cadrage : définissez vos objectifs (conformité DUERP, baromètre QVT, prévention du harcèlement, suivi continu) et le périmètre concerné.
- Information du CSE et des salariés : présentez la démarche, ses finalités préventives et les garanties d’anonymat.
- Configuration : créez votre organisation (sites, services, équipes) et invitez les collaborateurs.
- Premier questionnaire : partez d’un modèle construit sur les six familles de facteurs de risques psychosociaux.
- Analyse et plan d’action : lisez les résultats par équipe, partagez-les et construisez les actions de prévention.
Une formation à la prise en main est incluse dans tous les forfaits pour vous accompagner à chacune de ces étapes.
Les accès sont contrôlés par rôle. Chaque profil ne voit que ce qui lui est utile :
- Administrateur : paramètre l’organisation, gère les utilisateurs, crée et diffuse les questionnaires, consulte l’ensemble des résultats agrégés.
- RH / référent QVT : pilote les campagnes, suit les indicateurs et construit les plans d’action.
- Manager : consulte les indicateurs agrégés de son périmètre et suit les actions qui le concernent.
- Collaborateur : répond aux questionnaires de façon anonyme, depuis un ordinateur ou un mobile.
Quel que soit le rôle, personne n’accède aux réponses individuelles, administrateurs compris.
Configurer votre organisation
La structure de votre organisation détermine la façon dont les résultats seront présentés. Elle correspond le plus souvent à vos unités de travail, ce qui facilite ensuite l’intégration au DUERP.
- Depuis votre espace administrateur, ouvrez les paramètres de l’organisation.
- Créez vos niveaux : entité ou site, puis service, puis équipe.
- Rattachez chaque collaborateur à son équipe (manuellement, par import ou via votre SIRH).
- Vérifiez que chaque équipe compte au moins 5 personnes : en dessous de ce seuil, aucun résultat ne s’affiche, pour garantir l’anonymat.
Astuce : si une équipe compte moins de 5 personnes, regroupez-la avec une équipe voisine pour l’analyse.
Trois méthodes sont possibles selon votre environnement :
- Import de fichier : importez la liste des collaborateurs (nom, email professionnel, équipe).
- Connexion SIRH : importez automatiquement l’organigramme, sans ressaisie (voir Intégrations).
- Authentification unique (SSO) : les collaborateurs se connectent avec leurs identifiants d’entreprise.
Une fois les comptes créés, les collaborateurs reçoivent une invitation et peuvent répondre depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
La confiance des collaborateurs conditionne la sincérité des réponses. Avant le premier envoi, nous recommandons de :
- Informer le CSE en amont et lui présenter la démarche.
- Expliquer que les réponses sont anonymes et que les résultats ne s’affichent qu’à partir de 5 répondants.
- Rappeler que l’outil sert la prévention, jamais l’évaluation ou la sanction.
- Partager la charte éthique WorkySafe, qui précise les finalités et les règles d’accès aux données.
- Annoncer à l’avance comment les résultats seront restitués et quelles actions suivront.
L’équipe WorkySafe peut vous fournir des éléments de présentation pour votre communication interne.
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Vos premiers pas en 5 étapes
Ces premiers pas vous permettent de lancer WorkySafe sereinement, sans compétence technique particulière. Comptez quelques jours entre l’ouverture de l’espace et la diffusion du premier questionnaire, le temps de préparer la communication et d’associer les représentants du personnel. Pour structurer votre démarche de prévention, les ressources de l’Anact sont un excellent complément.
1. Activer votre espace
Après la signature, vous recevez un lien d’activation. Créez votre mot de passe, renseignez le nom de l’organisation et choisissez les administrateurs principaux, en général un référent RH et un suppléant.
2. Configurer l’organisation
Importez la structure de l’entreprise : sites, directions, services et équipes. Ce découpage permet d’analyser les résultats par périmètre, toujours au-delà du seuil minimum de répondants qui garantit l’anonymat.
3. Inviter les collaborateurs
Importez les adresses e-mail depuis un fichier ou connectez votre SIRH. Les collaborateurs reçoivent une invitation personnelle ; aucune réponse individuelle ne sera jamais visible par l’employeur.
4. Communiquer auprès des équipes
Expliquez pourquoi vous lancez la démarche, comment l’anonymat est protégé et ce que vous ferez des résultats. Une communication claire est le premier facteur d’un bon taux de participation.
5. Lancer le premier baromètre
Choisissez un questionnaire adapté à votre secteur, fixez une durée de collecte de deux à trois semaines et programmez une relance automatique. Les premiers résultats s’affichent dès que le seuil de répondants est atteint.
Questions fréquentes sur les premiers pas
Faut-il informer le CSE ?
Oui, il est recommandé d’informer et d’associer le CSE en amont. Cela renforce la confiance des salariés et facilite l’appropriation des résultats.
Combien de temps prend la configuration ?
Pour la plupart des organisations, la configuration demande une à deux heures. Notre équipe peut vous accompagner lors d’un rendez-vous de démarrage, voir la rubrique support et formation.
Peut-on tester avant de déployer à toute l’entreprise ?
Oui, beaucoup de clients démarrent par un périmètre pilote, par exemple un site ou une direction, avant d’étendre la démarche.
Une fois ces premiers pas franchis, passez à l’analyse des résultats et à la construction des plans d’action. Toutes les rubriques sont accessibles depuis l’accueil du centre d’aide.