Conditions générales d’utilisation
Article 1 – Objet et champ d’application
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles la société DATA FOR ETHIC (ci-après « l’Éditeur ») met à disposition de ses clients professionnels (ci-après « le Client ») la solution logicielle WorkySafe, ainsi que les droits et obligations des parties dans ce cadre.
WorkySafe est une solution SaaS dédiée à la gestion de la Qualité de Vie au Travail (QVT) et des Risques Psychosociaux (RPS), permettant aux organisations de suivre, analyser et prévenir les risques professionnels au sein de leurs équipes.
L’accès à la plateforme WorkySafe est strictement réservé aux personnes morales (entreprises, établissements publics, associations, collectivités) agissant à titre professionnel. Les présentes CGU excluent expressément toute relation avec des consommateurs au sens du Code de la consommation.
Toute utilisation de la plateforme implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGU. En cas de désaccord, le Client doit s’abstenir d’utiliser la plateforme.
Article 2 – Définitions
Aux fins des présentes CGU, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :
« Plateforme » : désigne la solution SaaS WorkySafe accessible à l’adresse https://www.workysafe.com, incluant l’ensemble de ses fonctionnalités, interfaces et services associés.
« Client » : désigne toute personne morale ayant conclu un contrat commercial avec l’Éditeur pour accéder à la Plateforme.
« Utilisateur » : désigne toute personne physique autorisée par le Client à accéder à la Plateforme dans le cadre de ses fonctions professionnelles.
« Données » : désigne l’ensemble des informations traitées par les Utilisateurs au sein de la Plateforme, y compris les données à caractère personnel et, le cas échéant, les données sensibles relatives à la santé et aux risques psychosociaux.
« DPO » : désigne le Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer) désigné par le Client ou l’Éditeur conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
« Accord de Traitement des Données » (ATD) : désigne le contrat de sous-traitance de données à caractère personnel conclu entre l’Éditeur (en qualité de sous-traitant) et le Client (en qualité de responsable de traitement), conformément à l’article 28 du RGPD.
« Contrat » : désigne l’ensemble formé par les présentes CGU, le devis ou la proposition commerciale acceptée, et tout document annexe signé entre les parties.
Article 3 – Accès à la Plateforme
3.1 Conditions d’accès
L’accès à la Plateforme WorkySafe est conditionné à la conclusion d’un Contrat commercial entre le Client et l’Éditeur, formalisé par l’acceptation d’un devis. Aucun accès autonome ni abonnement en ligne sans intervention commerciale préalable n’est proposé.
L’Éditeur se réserve le droit de refuser l’accès à la Plateforme sans avoir à justifier sa décision, notamment en cas de non-respect des présentes CGU par le Client ou l’un de ses Utilisateurs.
3.2 Comptes Utilisateurs
Chaque Utilisateur dispose d’un compte personnel sécurisé par des identifiants de connexion (login et mot de passe). Ces identifiants sont strictement personnels et confidentiels. Le Client est responsable de la gestion des comptes Utilisateurs au sein de son organisation et s’engage à :
- ne pas partager les identifiants entre plusieurs personnes ;
- informer immédiatement l’Éditeur de tout accès non autorisé ou de toute compromission des identifiants ;
- désactiver les comptes des Utilisateurs qui quittent l’organisation.
3.3 Disponibilité
L’Éditeur s’engage à mettre en oeuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité de la Plateforme 24h/24 et 7j/7. Toutefois, des interruptions ponctuelles peuvent survenir pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou de force majeure. L’Éditeur s’efforcera de notifier les interruptions planifiées avec un préavis raisonnable.
Article 4 – Description des services
WorkySafe met à la disposition du Client les fonctionnalités suivantes, dont la liste est susceptible d’évoluer :
- Questionnaires RPS personnalisables : création, diffusion et analyse de questionnaires portant sur les risques psychosociaux et la qualité de vie au travail ;
- Suivi en temps réel : tableau de bord permettant de visualiser les indicateurs QVT et RPS en temps réel ;
- Analyse avancée : traitements statistiques et algorithmes d’aide à la décision permettant d’identifier les signaux faibles et les facteurs de risque ;
- Plans d’action ciblés : outils de définition, de suivi et de pilotage des actions de prévention.
Les fonctionnalités effectivement accessibles dépendent de l’offre souscrite par le Client telle que définie dans le devis.
Article 5 – Conditions financières
Les conditions tarifaires applicables sont celles figurant dans le devis accepté par le Client. Les prix sont exprimés en euros hors taxes (HT) et sont majorés de la TVA en vigueur au taux applicable.
Les modalités de facturation (fréquence, délai de paiement, pénalités de retard) sont définies dans le devis ou dans le contrat commercial spécifique. En l’absence de stipulation particulière, la facturation est effectuée annuellement et le paiement est exigible à réception de facture.
Tout retard de paiement entraîne de plein droit l’application de pénalités de retard calculées au taux légal en vigueur, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce.
L’Éditeur se réserve le droit de suspendre l’accès à la Plateforme en cas de non-paiement persistant, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours calendaires.
Article 6 – Obligations du Client et des Utilisateurs
6.1 Obligations générales
Le Client s’engage à utiliser la Plateforme conformément à sa destination et aux présentes CGU. Il est notamment interdit de :
- utiliser la Plateforme à des fins illicites ou contraires à l’ordre public et aux bonnes moeurs ;
- tenter de porter atteinte à la sécurité, à l’intégrité ou à la disponibilité de la Plateforme ;
- procéder à du reverse engineering, de la décompilation ou de toute extraction non autorisée du code source ;
- céder, sous-licencier ou transférer ses droits d’accès à des tiers non autorisés.
6.2 Gestion des données sensibles
Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, le Client est susceptible de traiter des données relatives à la santé et au bien-être au travail de ses collaborateurs, lesquelles constituent des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD. À ce titre, le Client s’engage à :
- disposer d’une base légale valide pour le traitement de ces données (consentement explicite des personnes concernées ou autre dérogation applicable au titre de l’article 9(2) du RGPD) ;
- informer ses collaborateurs de l’utilisation de la Plateforme et du traitement de leurs données conformément aux articles 13 et 14 du RGPD ;
- veiller à ce que l’utilisation de la Plateforme soit documentée dans son registre des traitements ;
- mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
Article 7 – Protection des données personnelles
7.1 Rôles respectifs des parties
Dans le cadre des présentes CGU, le Client agit en qualité de responsable de traitement au sens du RGPD, et l’Éditeur en qualité de sous-traitant. L’Éditeur s’engage à traiter les données à caractère personnel exclusivement pour le compte et sur instruction documentée du Client.
7.2 Accord de Traitement des Données (ATD)
Un Accord de Traitement des Données (ATD) est conclu entre les parties conformément à l’article 28 du RGPD. Cet accord, annexé au Contrat ou disponible sur demande auprès de l’Éditeur, définit notamment :
- la nature et la finalité des traitements effectués ;
- les catégories de données traitées, incluant le cas échéant des données sensibles relatives à la santé mentale et aux risques psychosociaux (article 9 du RGPD) ;
- les mesures de sécurité techniques et organisationnelles mises en oeuvre par l’Éditeur ;
- les conditions d’intervention des sous-traitants ultérieurs ;
- les procédures de notification en cas de violation de données personnelles.
7.3 Données sensibles – obligations renforcées
Eu égard à la nature sensible des données traitées au titre de l’article 9 du RGPD, l’Éditeur met en oeuvre des mesures de sécurité renforcées, notamment :
- chiffrement des données en transit (TLS) et au repos ;
- pseudonymisation et anonymisation des données dans les rapports agrégés ;
- contrôle strict des accès aux données (principe du moindre privilège) ;
- journalisation et audit des accès aux données sensibles.
Le Client doit, préalablement à tout traitement de données sensibles via la Plateforme, réaliser une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD) conformément à l’article 35 du RGPD lorsque cette obligation est applicable.
7.4 Durée de conservation
Les données sont conservées pendant toute la durée du Contrat. À l’expiration ou à la résiliation du Contrat, l’Éditeur s’engage à restituer ou détruire les données du Client dans un délai de trente (30) jours, selon le choix du Client.
7.5 Droits des personnes concernées
Toute personne concernée souhaitant exercer ses droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, ou d’opposition peut adresser sa demande au Client (responsable de traitement) ou, le cas échéant, directement à l’Éditeur à l’adresse : contact@workysafe.com.
L’Éditeur s’engage à assister le Client dans le respect de ses obligations vis-à-vis des personnes concernées dans les délais imposés par le RGPD.
7.6 Transferts hors UE
L’Éditeur s’engage à ne pas transférer les données en dehors de l’Union Européenne sans en informer préalablement le Client et sans mettre en oeuvre les garanties appropriées prévues par le chapitre V du RGPD (clauses contractuelles types, décision d’adéquation, etc.).
Article 8 – Confidentialité
Chaque partie s’engage à maintenir strictement confidentielle toute information de nature confidentielle obtenue de l’autre partie dans le cadre du Contrat, et à ne la divulguer à aucun tiers sans l’accord écrit préalable de l’autre partie.
Sont considérées comme confidentielles les informations commerciales, techniques, financières et organisationnelles, ainsi que toutes les données traitées au sein de la Plateforme. Cette obligation de confidentialité perdure pendant une durée de cinq (5) ans après la fin du Contrat.
Article 9 – Propriété intellectuelle
La Plateforme WorkySafe, y compris son code source, son architecture, ses interfaces, ses algorithmes, ses bases de données et tous les éléments la composant, constitue une oeuvre protégée par le droit de la propriété intellectuelle et est la propriété exclusive de DATA FOR ETHIC.
Le Contrat confère au Client un droit d’utilisation non exclusif, non cessible et non sous-licenciable de la Plateforme, pour la durée du Contrat et les seuls besoins de son activité professionnelle interne.
Le Client conserve la pleine propriété des données qu’il saisit dans la Plateforme. Il accorde à l’Éditeur une licence limitée pour traiter ces données dans le seul but d’exécuter les services prévus au Contrat.
Article 10 – Responsabilité
10.1 Responsabilité de l’Éditeur
L’Éditeur est tenu à une obligation de moyens dans la mise à disposition et la maintenance de la Plateforme. Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas de :
- force majeure ou événement imprévisible et irrésistible ;
- interruption liée à la maintenance ou à des tiers (opérateurs télécom, hébergeur) ;
- faute, négligence ou utilisation non conforme de la Plateforme par le Client ;
- perte de données consécutive à une défaillance du système du Client.
En tout état de cause, la responsabilité de l’Éditeur est limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre du Contrat au cours des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur du dommage.
10.2 Responsabilité du Client
Le Client est seul responsable de l’utilisation de la Plateforme par ses Utilisateurs, de la légalité des données traitées, du respect des droits des personnes concernées et de la conformité de son traitement au RGPD.
Article 11 – Durée et résiliation
Le Contrat est conclu pour la durée définie dans le devis. À défaut de stipulation contraire, il est conclu pour une durée d’un (1) an renouvelable par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec avis de réception adressée à l’autre partie avec un préavis de deux (2) mois avant l’échéance.
Chaque partie peut résilier le Contrat avec effet immédiat en cas de manquement grave de l’autre partie à ses obligations contractuelles, si ce manquement n’est pas remédié dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant mise en demeure.
En cas de résiliation, quelle qu’en soit la cause, le Client perd l’accès à la Plateforme à la date effective de résiliation. L’Éditeur s’engage à restituer les données du Client dans un délai de trente (30) jours suivant la résiliation.
Article 12 – Modifications des CGU
L’Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Toute modification sera notifiée au Client par courrier électronique à l’adresse enregistrée ou par notification sur la Plateforme, avec un préavis d’au moins trente (30) jours.
La poursuite de l’utilisation de la Plateforme après l’entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation par le Client. Dans le cas contraire, le Client peut résilier le Contrat sans pénalité dans le délai de préavis susmentionné.
Article 13 – Droit applicable et juridiction
Les présentes CGU sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution sera soumis, à défaut de résolution amiable dans un délai de trente (30) jours, à la compétence exclusive des tribunaux de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.
Article 14 – Contact et DPO
Pour toute question relative aux présentes CGU ou à la protection des données personnelles :
DATA FOR ETHIC – WorkySafe
16 Pl. de l’Iris, 92400 Courbevoie, France
Email : contact@workysafe.com
Téléphone : +33 (0)1 46 49 32 61
Pour les questions relatives à la protection des données, vous pouvez également contacter notre DPO à l’adresse : contact@dataforethic.com
Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) – www.cnil.fr.